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　秘書業務はオフィス系のお仕事の中では、花形で憧れの職種ですね。それと同時に、簡単な仕事ではないこともきっとご存知だと思います。主な仕事内容は、会社の役員の方々が仕事に専念できるよう補佐をすることです。スケジュール管理から会議の準備、ファイリング等の情報処理、文書作成、経理事務、慶弔手配、来客、電話応対、上司の執務室、応接室の整備など様々です。

　役員の方につく場合などとは別に、営業部長につけば会議資料の作成をする場合もありますし、人事部長につけば人事資料を扱う場合もあります。また、小さい企業になると、事務業務の中に、必要に応じて秘書業務が入ってくるなど、通常、秘書業務は特別な職種のように感じますが業務を遂行するには事務職がこなせることが前提です。
　したがって、依頼された業務の中に様々なＯＡを使用するケースが出てくるのでエクセル・ワード・パワーポイントは必須ですし、スケジュール管理がネットワークで行われる場合などは社内ＬＡＮなどについても、わかる様なら安心ですね。基本的に派遣で秘書を希望するならば、経験が必要です。同じ秘書でも日系企業と外資系とではルールも異なりますし、経験があっても従事していた方の役職が異なれば経験値とならない場合もあります。

　これから秘書を目指そうと思う方はまず、正しいマナーを身に付けることです。役職のある方、ましてや代表の方の秘書でしたら秘書も会社の看板です。一般常識はもちろん、慶弔マナーやビジネスマナーに関しては上司の方より細かい知識を知っておく必要があります。
　秘書検定の準1級を取得しておけば資格としては安心ですが、書類作成能力や良い応対、美しい文字なども必要なスキルです。ビジネス文書だけでなく時候の挨拶文や書道も勉強しておくとよいでしょう。また、当然ながら外資系の企業なら語学も必須です。

　上司の身辺雑務も大切な仕事のひとつです。出張の際の手配も、新幹線の席は禁煙か喫煙か、窓側か通路側か、手土産は必要か、送迎の手配など気配りをしなくてはいけないことは山のようです。出張後の旅費精算も含まれます。

　日頃から、新聞やメディアでの情報収集をし、社会情勢などは把握しておきましょう。どんな時も臨機応変な対応と相手に対する思いやりが秘書の心得といえるでしょう。

＜資　格＞

　必ず必要なものではありませんが、内容を学ぶためにはやはり秘書検準1級は取得しておくと良いでしょう。他にはビジネス文書検定や書道検定など、持っていれば有効な資格です。

　どの職種よりも派遣先の上司と業務上一番関わる機会が多いのがこの「秘書業務」だといえるでしょう。派遣会社の顔でもあるので、心配り等申し分のないスタッフに就いていただきたいセクションでもあります。

　数年前の秘書業務と異なり今はＯＡ業務も多く含まれ、事務処理もできなくてはいけませんが、なにより人やお仕事に、柔軟に臨機応変に対応できなくてはいけません。といっても、どんなに人柄が良くて、仕事ができても上司の方とあわなくては秘書は務まりませんからそう言った点でも他の職種とはちがった難しい職種といえますね。

　これから目指す方はやはり、資格をとっておいたほうが知識や就業領域も広がります。以前にこんなケースがありました。あるスタッフさんで、秘書検定は３級でしたが、営業事務で就業していた企業で本人の能力が認められ、部長秘書に抜擢され、その後社長秘書になり、活躍されたスタッフさんがいらっしゃいました。まれなケースですが、それだけ人柄と能力を認められたということですね。

　秘書に向いている方は、一般的に「華やかで落ち着いた、知識とポリシーをもった人」ですが、なにより、人のお世話をするお仕事ですので「秘書業務が好きな人」に尽きると思います。

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